Studija slučaja Stoen Operator
Uvod
Kompanija Stoen Operator koristila je veštačku inteligenciju (AI) za čitanje služnenih podataka i notarskih akata iz ugovra. Primena veštačke inteligencije omogućila je kompaniji da smanji vreme potrebno za manuelno arhiviranje takvih dokumenata i unošenje informacija u baze podataka za preko 60%.
Sadržaj:
Industrija: Energetika
Država: Poljska
Rešenje: iDoc
Kategorija: Automatska kategorizacija dokumenata
Kompanija Stoen Operator osnovana je 2007. godine i trenutno isporučuje električnu energiju za preko milion korisnika u Varšavi i okolini. Distributivna mreža Stoen Operator-a obuhvata preko 18 hiljada podzemnih i nadzemnih kablovskih vodova, različitih naponskih nivoa, i skoro 7 hiljada energetskih stanica.
Izazov
Stoen Operator svakog meseca dobija oko 150 ugovora o obveznicama i javnobeležničkim radnjama koje se moraju uneti u bazu podataka o imovinsko-pravnim odnosima. Svaki dokument sadrži oko 30 sekcija koje je potrebno manuelno uneti u sistem. Skeniranje i kopiranje jednog dokumenta traje u proseku oko 20 minuta.
Osobi koja je zadužena za kopiranje podataka iz dokumenata, ovaj posao oduzimao je od jedne četvrtine do jedne polovine punog radnog vremena. Ovakav posao je znatno repetitivan i samim tim dosadan pa su ljudi na ovoj poziciji veoma često davali otkaz. Svaki put bi novi zaposleni morao iznova da uči i prolazi obuku. Ovako velika fluktuacija zaposlenih je samo povećavala troškove zapošljavanja i snižavala efikasnost procesa. Ručni unos podataka je takođe prouzrokovao visok rizik od grešaka i nestandardizovanih formata podataka.
Kompanija Stoen Operator je tragala za rešenjem kojim bi unapredili proces arhiviranja ugovora, a koji se odnose na pravo službenosti i pravo prolaza. Rešenje koje je kompanija imala na umu trebalo je da pojednostavi i ubrza unos podataka iz pravnih dokumenata u interni sistem ADX.
Smanjenje vremena potrebnog za unos podataka omogućilo bi zaposlenima da svoje ušteđene radne sate posvete zadacima koji su vredniji. Samim tim, ograničavanje vremena provedenog na ponavljajućim, zamornim poslovima smanjilo bi fluktuaciju zaposlenih.
Unošenje ugovora u sisteme izraženo u brojevima
(pre implementacije našeg rešenja)
150
broj ugovora koje Stoen Operator dobijaju svakog meseca
30
specifičnih podataka u svakom ugovoru koje je potrebno kopirati
20
broj minuta potrebnih za unos podataka iz jednog dokumenta
Rešenje
Predložili smo Stoen Operator-u da automatizuje unos podataka iz pravnih dokumenata u ADX sistem uz pomoć iDoc usluge. iDoc je SaaS (Software as a Service) IT platforma koja koristi veštačku inteligenciju i algoritme mašinskog učenja za automatsku obradu različitih dokumenata i njihovih priloga, za njihovu kategorizaciju kao i identifikaciju njihovih atributa (svojstava).
Kako funkcioniše iDoc?
Sistem iDoc čita i kategorizuje sadržaj skeniranih stranica pravnih dokumenata, npr. notarska dokumenta, različite vrste ugovora o obveznicama i sl.
Obučeni AI modeli kategorišu tipove dokumenata i prepoznaju i tumače preko 30 vrsta različitih informacija. Nakon što iDoc obradi dokumenta, korisnik može da proveri obrađene vrednosti. Ukoliko su vrednosti tačne, korisnik prihvata i šalje podatke (uključujući priloženi dokument) u internu bazu podataka.
iDoc kategoriše dokumenta sa najmanje 96% tačnosti, a zatim unosi podatke sa oko 90% tačnosti. Tačnost se povećava vremenom (kako AI modeli nastavljaju da uče). Kombinovanje veštačke inteligencije sa ljudskom verifikacijom obezbeđuje maksimalnu tačnost i efikasnost.
U saradnji sa Stoen Operator-om na implementaciji iDoc-a za automatizovanu obradu podataka mi smo:
- obavili analizu zahteva i verifikovali poslovne procese Stoen Operator-a, analizirajući proces ručnog unosa podataka. Obezbedili smo i listu mogućih rešenja
- pripremili analitičke modele i obučili ih da pravilno čitaju podatke
- implementirali rešenje kao web servis
Rezultati i benefiti
Implementacija iDoc-a omogućila je kompaniji Stoen Operator da:
Rezultati:
Vreme potrebno za arhiviranje pravnih dokumenata smanjeno je za oko 63%
Kompanija je eliminisala monoton, manuelni rad koji se odnosi na kopiranje dokumenata u sistem, što je smanjilo fluktuaciju zaposlenih odgovornih za unos podataka
Zaposleni mogu da svoje radno vreme više posvete poslovima vezanim za procese regulacije nekretnina
Arhiviranje dokumenata u vezi sa pravnim poslovima na nepokretnostima je znatno brža, a nekoliko procesa, kao što je npr. procesi ulaganja, sada su efikasniji.
Poboljšan kvalitet podataka zbog smanjenog broja pravopisnih grešaka
Standardizovani format podataka koji olakšava drugim sistemima da koriste podatke. Ovo je takođe eliminisalo potrebu za obavljanjem periodičnih provera baze podataka i ručnim standardizovanjem podataka
Preciznija kategorizacija dokumenata koju pružaju AI/ML tehnologije i značajno smanjeno vreme arhiviranja skenirane dokumentacije u bazi podataka
Značajno smanjeno vreme za obuku novih zaposlenih – iDoc ima intuitivan interfejs lak za korišćenje
Zaposleni razvijaju nove veštine vezane za AI tehnologiju
Sistem iDoc omogućava Stoen Operator-u da integriše svoju ADX bazu podataka i GIS sistem. Sa takvom integracijom zaposleni mogu pristupiti podacima o nekretninama na mapi.
Brojevi:
(nakon implementacije našeg rešenja)
63
smanjenje vremena potrebnog za unos podataka
6
prosečan broj minuta potrebnih iDoc-u da unese jedan dokument
Korišćenje rešenja iDoc omogućilo nam je da uštedimo 25 od 40 radnih sati (smanjenje od 63%) utrošenih na arhiviranje dokumenata koji se odnose na prava službenosti i pravo prolaza. Sada naši zaposleni ovo vreme mogu posvetiti drugim zadacima, npr. procesima regulacije nekretnina, zbog čega je i naš proces ulaganja brži.
Projekat je marljivo završen, a Globemin tim je dokazao svoje napredne veštine i temeljnost. Smatramo da je Globema pouzdan i profesionalan izvođač radova, kao i odgovoran poslovni partner.
Krzysztof Matyjek, Coordinator of the Strategic Real Estate Regulation Team, Stoen Operator
Saradnja sa Globemom
Kompanija Stoen Operator je započela saradnju sa Globemom početkom 2000-ih kada je operater implementirao svoj prvi GIS sistem – Smallworld 3.21 verziju. Od tada smo sa Stoen Operator-om radili na mnogim projektima u različitim oblastima njihovog poslovanja. Kompanija trenutno koristi nekoliko rešenja koja smo im isporučili, npr. sisteme mrežnog inventara:
- 2002. – Smallworld v3
- U 2015–17 – Smallworld v4
- 2023. – Smallworld v5
U Globemi konstantno radimo na unapređenju gore navedenih rešenja, a osim toga, za Stoen Operator smo obezbedili i druge usluge:
- Integracija sa SCADA, ADX i CBO sistemima, kao i sistemom upravljanja zadacima, M.TASK
- Migracija podataka iz sistema za mrežni inventar Stoen Operator-a koji je korišćen u prošlosti (oko 6 miliona inventarisanih uređaja i objekata)
- Završetak projekta koji se odnosi na tumačenje i unos internih šema stanica u GIS baze podataka
Zbog dugogodišnje saradnje, Globema često učestvuje u tehničkim i procesnim analizama kompanije, kako bi poboljšala njihovu efikasnost.
Saradnja sa Globemom u oblasti novih tehnologija
2020. godine potpisali smo ugovor o partnerstvu na R&D projektu GlobIQ. Zajedno sa Stoen Operator-om smo radili na unapređenju njihovih različitih poslovnih procesa u odeljenjima kao što su nekretnine, hitne službe za energiju i upravljanje imovinom. Procesi su se odnosili npr. na preglede objekata, na ulaganja, na zastoje i na unošenje pravnih podataka o nepokretnostima u baze podataka (opisanih u ovoj studiji slučaja).
Tokom ovog projekta, kompanija Stoen Operator je dostavila podatke i detaljne informacije o svojim internim poslovnim procesima. Prisustvovali smo mnogim sastancima sa zaposlenima iz različitih odeljenja i vodili intervjue za Consumer Insight kako bismo saznali o potrebama i očekivanjima korisnika.
Obavili smo nekoliko analiza koristeći podatke koje nam je kompanija dostavila i na osonvu dobijenih rezultata prilagodili smo alate potrebama kompanije. Na kraju smo predstavili uslugu koja značajno optimizuje poslovanje Stoen Operator-a.
Jedan od ciljeva GlobIQ projekta bio je i korišćenje veštačke inteligencije i mašinskog učenja za automatizaciju unosa podataka iz različitih dokumenata u baze podataka kompanije.
Korišćenje mašinskog učenja smanjuje ponavljajući, manuelni rad koji se odnosi na prikupljanje podataka kroz:
- kategorizaciju dokumenata
- pronalaženje meta-atributa
- prikupljanje informacija iz različitih vrsta dokumenata
- sticanje osnovnih informacija o mreži operatera
Naša saradnja je rezultirala, između ostalog, iDoc servisom za odeljenja nekretnina (iDoc – Right-of-Way).
Planovi za budućnost
iDoc je savremeno rešenje koje se (nakon adekvatnih podešavanja) može koristiti u različitim procesima. Stoen Operator planira da implementira iDoc u više odeljenja:
iDoc Decisions
podržavanje odluka o pravu prolaza
iDoc Tehnical documentation
koji popunjava bazu podataka infrastrukturnih uređaja u GIS sistemu. Trenutno se ovaj posao uglavnom obavlja ručno.
Pročitajte i druge uspešne poslovne priče
TAURON Grupa
Energetsko planiranje na osnovu područja – efikasnije procene potrošačke proizvodnje i potrošnje
Saznajte kako je Globemino rešenje pomoglo TAURON-u da predvidi proizvodnju i potrošnju energije iz obnovljivih izvora.
Polenergia
Mrežni inventar podržava rast Polenergije zasnovan na M&A
Saznajte kako smo standardizovali upravljanje mrežom u jednom od najvećih distributera energije u Poljskoj i organizovali podatke iz 30 oblasti koje obuhvataju 11 hiljada korisnika.
